Как правильно составить закупочный акт в 2022 году самостоятельно

Чаще всего при ведении хозяйственной деятельности для простоты составления отчетной документации юридические лица предпочитают сотрудничать друг с другом, выступая в роли партнеров, поставщиков, клиентов, продавцов или покупателей. Работа юридическим лицом, упрощает компаниям процесс оформления первичной бухгалтерской документации и налоговой отчетности.

Не всегда компаниям выгодно осуществлять закупки у юридических лиц, так как ряд товарных групп нужного качества субъекты экономической деятельности, работающие в статусе юрлица, просто могут не производить сами, а перепродавать по более высокой цене продукты, купленные у частников.

Тогда юрлицу выгоднее сотрудничать с физическими лицами, закупая у них продукцию без комиссионных накруток перекупщиков. Такая практика применяется часто в сельском хозяйстве, когда компании, закупающие сельскохозяйственные продукты и сырье, сотрудничают с фермерами.

Фермеру, занимающемуся производством сельскохозяйственных продуктов, выгоднее продавать свой урожай оптовыми партиями, не теряя урожай, молоко или молочные продукты во время хранения, когда приходится вести продажи в розницу. Компании также заинтересованы в оптовых закупках качественного продукта, который в этом случае обходится значительно дешевле.

Единственным камнем преткновения является оформление отчетной документации при проведении таких сделок. Каждая компания должна по закону вести прозрачный учет своих расходов, поэтому часто бухгалтера не знают, какую отчетную документацию заполнять при проведении сделок с физическими лицами.

Хозяйственно-правовая практика в таких случаях предусматривает вариант составления договора купли-продажи, который должен оформляться так же, как и при свершении сделок с юридическими лицами. К договору купли продажи в этом случае потребуется еще составить закупочный акт.

Традиционно закупочный акт по форме ОП-5 в своей отчетной документации используют заведения общественного питания:

• Рестораны;
• Кафе;
• Бары и др. компании, которые используют каждый день сельхозпродукты в качестве сырья для приготовления блюд.

Такой документ подтверждает реальность сделки и позволяет бухгалтерии официально списывать денежные средства компании.

Рекомендуем также изучить материал про оформление акта оказанных услуг.

Зачем нужно оформлять закупочный акт

Документ обеспечивает прозрачность отчетности по расходам компании, а также обеспечивает защиту интересов обеих сторон. При возникновении конфликтной ситуации между участниками сделки, закупочный акт может стать документом, защищающим интересы истца. В качестве которого может выступать как продавец, так и покупатель.

Чтобы документ можно было использовать в обеих случаях, необходимо правильно его составлять.

Правила заполнения

Оформлением закупочного акта занимается обычно покупатель, так как для него такой документ является первичным. Составить его можно сразу после достижения договоренности между покупателем и продавцом. Но подписывать его с поставщиком нужно только после получения от него заказанного по сделке товара.

Составлением закупочного акта обычно занимается человек, назначенный руководством компании-покупателя, отвечающего за организацию данной сделки.

Кто должен подписывать

Закупочный акт подписывается после согласования всех вопросов и поставке заказанного товара покупателю в момент его передачи покупателю продавцом. На документе должны быть две подписи представителей обеих сторон. Со стороны покупателя необходимо две подписи – исполнительного лица и руководителя компании.

Со стороны продавца нужна одна подпись лица, который занимается производством и реализацией данной продукции. Если продавец не может сам завизировать такой документ, то он может отправить своего представителя, для которого потребуется оформить доверенность.

Правила заполнения закупочного акта в 2021 году

Действующие правила позволяют оформлять закупочный акт не только по унифицированной форме типового бланка ОП-5, но и на адаптированных к потребностям конкретной компании бланках. Покупатели могут также использовать свои фирменные бланки для оформления закупочного бланка.

Закупочный бланк является приложением к договору или соглашению, которые в письменном виде оформляются при достижении договоренности между юр лицом и физ лицом о поставке того или иного товара. Письменный договор является подтверждением достигнутых договоренностей по всем вопросам:

• Объемам поставки;
• Срокам;
• Качеству;
• Периодичности поставок и иным важным вопросам.

Следует помнить, что договор по сделке должен содержать отдельный пункт, указывающий на необходимость составления закупочного акта.

Смысл заключаемой сделки состоит в том, что частное лицом, в качестве которого может выступать фермер или иной производитель, обязуется передать покупателю, юридическому лицу, конкретный товар в определенном количество в указанный в договоре срок. Закупочный акт подтверждает документально реальность поставки и выполнение обязательств сторон.

Кроме этого закупочный акт выполняет функцию расписки. В типовом бланке есть специальная графа, в которой продавец буквами указывает размер полученной суммы. При составлении акта в свободной форме продавец должен своей рукой внести информацию о полученной сумме.

Как и любая первичная документация, акт должен содержать только достоверную информацию. Нарочитое занижение цены закупки будет рассчитано как злой умысел, преследующий отмывание незаконно полученных денежных средств.

В документ нельзя вносить исправления в виде зачеркиваний. Лучше взять новый бланк и составить закупочный бланк без ошибок заново. При подписании акта в свободной форме, составленного на обычном листе формата А4 все подписи сторон должны быть выполнены «вживую».

В законе нет строгих требований к заполнению именно этого документа. Чтобы закупочный акт имел силу юридического документа, следует просто соблюдать общие требования к оформлению первичной документации.

Содержание закупочного акта

Как и любой документ, закупочный акт должен иметь «шапочку», в которой указывается:

1. Полное название компании, осуществляющей закупки;
2. Организационно-правовая форма компании;
3. Юридический адрес;
4. ИНН;
5. ОКУД;
6. Расчетный счет и другие реквизиты.

Если такой документ оформляется для внутреннего обращения и для этого требуется присвоить ему номер, то это следует обязательно сделать. Также указываются:

• Название документа;
• Дата его оформления;
• Место, в котором он был составлен и подписан.

После оформления «шапки» нужно составить основную часть, в которую должны входить:

• Полная информация о представителе покупателя, который отвечает за данную закупку;
• Личные данные о физлице, выполняющем функции продавца и производителя покупаемой продукции;
• Подтверждение в письменной форме того, что данный представитель действительно приобрел у физического лица конкретный объем товара за указанную в документе сумму.

Заполнение

В таком документе обязательно нужно правильно описать продукт, по которому заключена сделка. Для компактности информация о продукте должна быть размещена в таблице. Это позволит внести все необходимые характеристики купленного товара на одном листе. В таблице должны быть указаны:

• Название продукта;
• Единицы его измерения;
• Количество закупленного товара;
• Цена минимальной единицы такого продукта;
• Сумма данной закупки.

В конце таблицы должна быть строка «Итого», в которой указывается общая сумма закупки. В таблице итоговая сумма прописывается цифрами, а под таблицей ее нужно еще раз прописать буквами. Чтобы невозможно было после исправить первоначальную информацию. Данная цифра должна соответствовать сумме, уплаченной покупателем продавцу.

После этого в акте идет подробное описание сторон, заключивших данную сделку. Юридическое лицо указывает свои полные реквизиты, а частному лицу достаточно указать свои паспортные данные. При наличии у продавца справки, подтверждающей, что у него есть подсобное хозяйство, информацию о ней следует указать в акте закупки.

Если по закону с суммы, уплачиваемой за товар, нужно заплатить налог, то его нужно указать в акте закупки, выделив размер налога в процентном содержании. В ряде случаев закон не облагает налогом сделки такого рода. Это касается продажи физическим лицом, которое продает продукты, выращенные в своем подсобном хозяйстве.

После этого в конце документа каждая сторона ставит свои подписи. Сначала нужно расписаться, а потом расшифровать свои подписи, указав полностью прописью ФИО представителей каждой стороны. Подпись ставится после слов о том, что:

1. Деньги получил продавец (подпись и расшифровка с полным указанием ФИО);
2. Товар получил покупатель (подпись и полная расшифровка ФИО).

С юридической стороны подпись покупателя в таком документе подтверждает, что он получил за доставленный товар деньги, в размере, указанном в документе. Подпись покупателя подтверждает получение товара определенного вида в указанном в акте объеме. Сумма и объем указываются в таблице.

Итог

Таким образом закупочный акт является также распиской, подтверждающей получение денег продавцом и товара покупателем. Такой документ, заверенный подписью руководителя юрлица приобретает юридическую силу, при условии, что указанная в нем информация полностью соответствует действительности. Только в этом случае закупочный акт может использоваться как первичный бухгалтерский документ при предоставлении в налоговую, и как расписка при решении конфликтных ситуаций в суде.

После того как представитель юрлица составит и подпишет документ вместе с продавцом, он обязан передать его своему директору. Роспись директора утверждает сделку, после чего акт отправляется в бухгалтерии, где происходит списывание денежных средств, которые отправляются на счет продавца.

Образец оформления закупочного акта по форме ОП

Возможные ошибки в оформлении бланка ОП-5 (универсальной формы закупочного акта)

Самой распространенной ошибкой при заполнении такого документа является неполное отражение информации. Это происходит в тех случаях, когда сотрудник, занимающийся закупками, не имеет точных сведений о продавце. Если лицо не проживает по адресу, указанному в закупочном акте , налоговая сочтет представленный документ недействительным.

Еще одной распространенной ошибкой оформления является отсутствие подписи продавца на акте закупки. По этой причине необходимо внимательно подходить к составлению закупочного акта, требуя у продавца не только устной информации об адресе прописки, но и подтверждения ее паспортными данными.

Перед тем как отправить закупочный акт на подпись к руководству, его следует тщательно проверить на предмет достоверности указанной в нем информации и присутствия ошибок. Если исправляется опечатка в тексте, то рядом с ней нужно обязательно сделать надпись «Исправленному верить» и расписаться.

Нельзя проводить по закупочному акту большие объемы закупок, тогда налоговая объявит такой бухгалтерский документ фиктивным. Указывать нужно только реальные объемы закупаемого товара, которые действительно может производить частное хозяйство, в котором занято не более 1-4 человек-членов семьи.

Сложно представить, что один человек может сам собрать 10 тонн грибов или лесных орехов. Если такое происходит, то частник выступает в сделке как посредник, занимающийся скупкой небольших партий продукции у разных людей и потом продающий ее с накруткой крупным покупателям. Для таких торговых отношений предусмотрены другие документы первичной отчетности. Использовать закупочный акт в этом случае нельзя, так как он не пройдет проверку в налоговой инспекции и будет признан недействительным.

Правильно оформляя первичную документацию при осуществлении сделок купли продажи с физическими лицами, юрлица смогут свести к минимуму ошибки в оформлении первичных бухгалтерских документов и сократить расходы на закупки продукции.

Примеры для скачивания

• Скачать бланк;
• Скачать образец.