В любой фирме имеется бухгалтерский отдел. Его деятельность предполагает применение огромного количества разных канцтоваров. Зачастую их предоставляет организация. Естественно, это затраты, которые должны быть грамотно составлены.
Форма
К составлению акта списания канцелярских товаров закон не выносит каких-либо особенных условий. Соответствующий документ допускается оформлять на бумаге формата А4. Ещё в таких целях возможно применять фирменный бланк. Разумеется, в первую очередь акт надо оформить и утвердить. Помимо всего, без разницы, на компьютере будет вписываться информация, либо в ручную. Тут важно запомнить, все присутствующие подписи должны ставится «вживую». Вне зависимости от подобранного способа заполнения, присутствие следующих сведений считается необходимым:
- Название организации;
- Члены комиссии;
- Дата оформления;
- Информация о директоре и фирме;
- Данные о канцелярии, их числе, цене и иная информация;
- Автографы ответственных лиц.
Что относится печати компании, то возможно и без неё обойтись. Непосредственно этот актовый документ указывает на растраты организации, связанные с канцтоварами. Потому в течение трёх лет акт следует хранить в архиве организации.
Что относится к канцелярским товарам
Маловероятно, что тут у кого-либо появятся вопросы в связи с верным определением. Как возможно понять, канцелярскими являются принадлежности, требующиеся для составления документации. К ним относятся: ручки, карандаши, маркеры, корректоры, линейки, циркули и другие. Помимо прочего, канцелярией являются и обычные приспособления, к примеру, печатные машинки и калькуляторы. А также и разнообразные крепёжные и чертёжные материалы: пеналы, скобы, степлеры, скоросшиватели и прочее.
Вся вышеперечисленная канцелярия обеспечивают деятельность бухгалтерского отдела фирмы. Как правило, компания закупает товары в запас. Это всё касается главных средств предприятия, подлежащих точному учёту. Когда появляется надобность их списать, подобная манипуляция обязана производиться согласно с условиями, отмеченные в кодексе. Необходимо указать, это относится и канцелярской продукции, предназначавшейся для пропаганды. Это смогут стать, и внутренние пропагандистские акции, к примеру, карандаши и календарики со знаками, и внешние рекламы.
Рекомендуем к прочтению статью про акт испытания стеллажей.
Кто сможет использовать акт на списание канцтоваров
Сегодня актовая документация о списании канцелярской продукции имеет довольно большое распространение. Это поясняется, что в любом фирме такие товары считаются, почти самыми главными атрибутами. Ими пользуются не лишь крупные предприятия, но даже более маленькие фирмы. Причём не имеет значения, на какой системе налогообложения состоит организация, в собственной деятельности она однозначно пользуется канцелярией.
Что относится к сотрудникам, заполняющих такой документ, то руководитель назначает с этой целью какое-то определённое лицо. Сама процедура заполнения этой документации возможно поделить на 3 главных этапа:
- Закупка канцтоваров, необходимые на определённый срок. Само собой, таким образом организация-продавец обязана предоставить кассовый либо товарный чек.
- Передача приобретённой продукции в отделы, нуждающиеся в определённых канцтоварах.
- На завершающем этапе совершается написание определённой документации о списании.
В общем, довольно нередко директора предприятий дополнительно вносят внутренние приказы. Непосредственно с их поддержкой зачастую корректируется движение и последовательность заполнения канцелярских принадлежностей.
Основания списания канцелярских товаров
Как возможно увидеть на практике, в большинстве фирм покупка продукции берётся во внимание в виде расходов. Впрочем, надо осознавать, компетентные работники это совершают на собственный страх и риск. В подобных случаях налоговая инспекция сможет наложить штрафные санкции на фирму, поскольку покупка такой продукции не считается затратами, от которых непосредственно обуславливается главная работоспособность компании. От подобного меняется налог на доход.
Для инспектора непосредственно снятие ТМЦ с учёта организации даёт возможность считать соответствующий процесс официальными тратами. Так, списание считается оправданными тратами. В соответствии, благодаря составлению этого акта налоговая база на подобные траты официально уменьшается. Специалистами рекомендовано руководителям делать определённый график, следуя которому станет осуществляться списание.
Важно осознавать, ответственное лицо должно вести учёт канцелярской продукции от их покупки до списания. Потому списание основных денег с баланса организации надо производить по заранее утверждённому порядку:
- Получение канцелярской продукции, выступающей в роли товарно-материальных ценностей. Как правило, канцелярия приходит от поставщика. Хотя покупать требуемый товар сможет и сотрудник, командирующийся специально для таких целей. Причём составляется приходный кассовый ордер.
- Отправление продукции в подразделения и отделы. В подобных ситуациях пишется накладная, в которой отмечается предназначение изделия, его численности и иные параметры.
- Заполняется актовая документация, посредством которой совершается списание канцелярии.
- Не важно, какая налогооблагаемая система имеется в организации. У всех имеется возможность списывать с баланса основные деньги, зачисляющиеся туда прежде. Но пристальное внимание следует уделить прецеденту, что объём списываемой канцелярской продукции не должен превышать объём приобретённого изделия. Проще говоря, ответственные лица не смогут списать «лишнее». До дня оформления представленного документа списания вся канцелярия обязана находиться на учёте предприятия.
Важные нюансы
В некоторых организациях к учёту канцелярских товаров относятся без необходимого внимания. К примеру, при получении ТМЦ не осуществляются приходы. Но в дальнейшем, когда появляется надобность списать продукцию, появляются разные сложности. К примеру, без прихода отсутствуют какие-либо причины для должного списания.
Данное положение возможно пояснить, что ответственные сотрудники не считают необходимым ставить на учёт, к примеру, карандаши, имеющие незначительную цену. Впрочем, следует понимать, за продолжительное время этих «мелких» получений будет большое количество. Таким образом, за определённый срок сможет накопиться довольно большая сумма. Поскольку материалы не получится списать, траты станут считаться нехваткою, которая регулярно будет увеличиваться.
В результате выходит, что отсутствует вероятность свести бухгалтерскую отчётность.
Инструкция составления акта на списание канцелярских принадлежностях
Независимо, что эта по установленной форме документация, для её составления нет надобности применять унифицированную форму. Законодательство допускает оформлять документ в свободной форме. Хотя на практике возможно удостовериться, что это не очень удобно. Поскольку в таком случае постоянно ответственному лицу придётся полностью вписывать требуемую информацию. Но эту деятельность возможно облегчить. С этой целью предостаточно создать и утвердить директором организации определённый шаблон. Все важные данные тут уже должны присутствовать. При оформлении нужно будет вписать только некоторую информацию, что существенно облегчит процесс заполнения данного акта.
Вписывать важную информацию требуется без ошибок и опечаток. Поскольку, тут не должны присутствовать неверные данные. Если ответственное лицо внесёт неподтверждённую информацию, которую контролируют органы, смогут привлекать к ответственности не лишь сотрудника, составляющего актовый документ, но и директоров фирмы. Стереотипная актовая документация на списание канцелярских принадлежностей содержит такую структуру, как:
- В верхнем правом углу актового документа пишется наименование компании, её ИНН, адрес. Ещё тут обязано быть отмечено место для данных о директоре, который должен подписать бумагу.
- Пониже, по центру строчки, пишется наименование документации. Помимо всего, тут указывается срок, за который совершается списание.
- После следует вписать членов комиссии, занимающиеся этой работой.
- Далее возможно начинать заполнять основную часть, а точнее, прописывать данные о канцелярской продукции, подлежащие списанию. Если речь идёт о канцтоварах, то зачастую сразу огромное количество списывается. Непосредственно потому для большего комфорта этот раздел рекомендовано сделать в виде таблицы. Тут отмечается наименование продукции, её цена, численность, общая сумма. При надобности возможно произвести столбик, который предназначался для написания каких-нибудь специальных данных и отметок. Внизу таблички следует всё резюмировать. Тут прописывается общая численность списываемых принадлежностей и их общая цена.
- Заключительная часть оформления акта считается проставление подписей всеми ответственными работниками. Автографы обязательно должны расшифровываться. Ещё пишутся должности членов комиссии. Как возможно понять, проставление автографов всех лиц проверяющей группы считается обязательным требованием грамотного составления актового документа.
Образец
