Во множестве организаций на балансе содержатся разные транспортные средства и водители. Это порождает отдельную категорию расходов, таких как покупка смазочных и горючих материалов. Понятие «Горючие и смазочные материалы» включает в себя:
- Бензин;
- Масло;
- Тормозную и прочие жидкости, необходимые для функционирования техники.
На предприятиях нередко приходится оформлять разную документацию, включая ту, что связана с ГСМ. Одним из самых ярких примеров таких документов служит акт на списание ГСМ.
Форма документа
В законодательстве нет требования о необходимости оформления акта в соответствии с определенной формой. Допустимо его составление в свободном стиле, но в действительности у многих для данной цели разработаны специальные шаблоны. Такой шаблон разрабатывается силами организации и отображен в ее учетной политике.
Вне зависимости от шаблона, в документе всегда присутствуют такие сведения:
- Наименование документа;
- Дата и место оформления;
- Информация об организации;
- Хозяйственные операции, на которые пришелся расход материалов;
- Единицы израсходованных материалов и их стоимость;
- Должностные лица;
- Подписи ответственных сотрудников.
Для чего может потребоваться акт на списание ГСМ?
Главными причинами составления этого акта выступают налоговый и бухгалтерский учеты организации. Он позволяет производить расчет затрат, потребовавшихся на покупку расходных материалов для транспорта. Эти затраты вычитают из прибыли, благодаря чему понижается сумма общего налога.
Стоит отметить, что для правильного списания горючих и смазочных материалов помимо акта потребуется еще и путевой лист, получаемый водителем перед отправкой в рейс. Данный документ содержит в себе всевозможные сведения о рейсе: время, протяженность в километрах, вынужденные и запланированные остановки. Путевой лист прилагается к акту и используется для точного установления расходов материалов.
Обычно расчетами занимается бухгалтерский отдел. Именно туда водители сдают свои путевые листы. Благодаря этому руководство предприятия может тщательнее контролировать расходование ГСМ. Это необходимо для разумного применения горючих и смазочных материалов, а также для предотвращения их неоправданных затрат.
Какой сотрудник отвечает за составление акта?
Работника, чья обязанность — это внос информации в документ, назначает руководитель. В большинстве случаев таким работником выступает главный бухгалтер. Также составлять акт может и сотрудник логистического отдела, несущий ответственность за все затраты организации.
В крупных корпорациях составление акта о списании ГСМ возлагается на специально назначенных работников. На таких предприятиях у управленца есть право выбрать, кому именно будет доверена данная процедура.
Читайте также материал про акт списания запчастей на автомобиль.
Утверждение комиссией
Как и в случае с любым другим имуществом, числящимся за компанией, первым этапом процедуры списания ГСМ служит создание специальной комиссии. Она должна состоять по меньшей мере из трех человек, назначаемых директором посредством соответствующего приказа. Как правило, эти люди являются представителями разных отделений. Одним из них обязательно должен быть работник, несущий материальную ответственность за списываемое имущество. Весьма желательно, чтобы руководитель назначил и председателя комиссии.
После получения на руки всех требуемых документов члены проверяющей группы приступают к сверке расходов. Для этого они используют определенные нормы, закрепленные уставом организации. Стоит отметить, что такие нормы могут различаться для разных видов транспорта. Каждую из них утверждают отдельно. Если есть необходимость, комиссия осуществит контрольный выезд, чтобы как можно более точно установить фактические затраты горючих и смазочных материалов.
В небольших компаниях, относящихся к малому бизнесу, для выполнения списания материалов создавать комиссию совершенно необязательно. Директор может и сам оформить списание, заполнив соответствующий акт.
Для каждого транспортного средства предусмотрены свои нормы. Приняв их во внимание, ответственные лица рассчитывают количество горючих и смазочных материалов, расходующееся на конкретном расстоянии. Составление таких норм происходило с учетом качества дорог, климатических условий, вида ТС и прочих факторов, при которых осуществляли эксплуатацию. Как правило, эти нормы используют в бюджетных учреждениях и организациях, выплачивающих налоги по общей системе.
Следует заметить, что у управляющих есть право корректирования норм в определенных пределах. В этом случае прибегают к понижающим либо повышающим коэффициентам. Корректирование может потребоваться, чтобы получить достоверные сведения при нестандартных ситуациях. Например, частые остановки, предусмотренные маршрутом, приводят к большему расходованию топлива. То же самое можно наблюдать и в зимний сезон.
Правила составления акт на списание ГСМ в 2022-м году
Выше уже было указано, что нет никакого унифицированного бланка для составления данного акта. При этом большинство организаций отказываются оформлять документ в свободной форме ввиду неудобства. Вместо этого они отдают предпочтение созданию своих шаблонов.
Заполнение документа в основном осуществляется на компьютере. Вместе с тем никто не запрещает вносить сведения от руки. В данном случае надо лишь позаботиться о читабельности текста. Нужно постараться, чтобы почерк был как можно более разборчив.
Необходимо помнить, что внесение недостоверной информации может повлечь за собой серьезные неприятности. Причем проблемы могут быть не только у работника, занимавшегося оформлением документа, но и у ответственных лиц. При наличии в акте ложных сведений, надзорные органы вправе применить санкции как к самому предприятию, так и к его владельцу.
Процедура составления акта по этапам
- В углу страницы должно быть утверждение, указывающее на то, что на списание было дано разрешение руководителя. Здесь же нужно указать данные управленца, наименование организации и дату составления;
- Сверху должно быть прописано наименование документа;
- Далее должны быть перечислены члены проверяющей группы. Если директор назначил председателя, это тоже необходимо отобразить в документе. Помимо фамилий членов комиссии надо указать и их должности;
- Отметка, из-за чего списываются горюче-смазочные материалы. К примеру, «Эксплуатация автомобиля ЗИЛ». В этом же месте следует указать период пользования техникой, так как за него и будет происходить списание. Вместе с маркой транспортного средства надо указать и его государственный номер.
Далее необходимо внести всю информацию о списываемых материалах. Можно описывать каждый расходник с новой строки, но для большего удобства лучше прибегнуть к таблице. В первом столбике должны быть указаны списываемые материалы, а в остальных — норма и фактические затраты ГСМ вместе с их стоимостью. Кроме того, необходимо проставить отметку об экономии (если она была) и указать сведения о расстоянии, которое проехал транспорт.
В некоторых случаях определенные строки можно оставить незаполненными. При этом нужно учесть, что ввиду вероятности незаконного внесения каких-либо дополнительных сведений в этих строках совершенно пустыми их оставлять опасно. Вместо этого желательно поставить там прочерки.
Под таблицей необходимо указать причину затрат горючих и смазочных материалов. В большинстве случаев в качестве причины списания данных материалов выступают нужды предприятия. Как уже было сказано выше, к акту нужно приложить путевой лист, о котором тоже надо упомянуть. Далее вносят каждый прилагаемый документ. Если таковых несколько, то вписывать их нужно по дате выдачи.
Финальным этапом оформления акта на списание ГСМ служит проставление автографов членами проверяющей группы. При этом нужно учесть, что если будет отсутствовать хотя бы одна подпись, данный документ сочтут недействительным. Еще подпись с расшифровкой должна быть поставлена водителем. Это послужит подтверждением, что вся приведенная в документе информация является верной.
Образец
