Для стабильного функционирования каждой компании и предприятия необходимо использование определенного оборудования, зданий, устройств, а также других разновидностей имущества. При этом данное имущество может обновляться, либо компания может получать новые средства. Каждая единица оборудования должна быть задокументирована посредством акта ввода в эксплуатацию основных средств.
Специальная форма
Определенная форма документа требовалось до 2013 года. На данном этапе законодательство разрешает использование свободной формы заполнения документа. Однако он должен обязательно содержать ключевую информацию.
Также стоит помнить, что в документе не допускаются орфографические, пунктуационные и логически ошибки, иначе документ можно признать недействительным. При этом стилистическое оформление документа может быть самостоятельно разработано организацией. Каждый документ должен содержать примерно следующие пункты:
- Верхняя часть документа (шапка);
- Основной текст документа с характеристикой;
- Заключение всех членов экспертной комиссии;
- Подписи всех уполномоченных лиц.
Зачастую данный акт путается с другим актом «О передаче вещественного имущества одной организации в распоряжение другой», поскольку он требует заполнения согласно форме ОС-1. При заполнении такого документа привлекаются уполномоченные лица двух организаций. Которые заверяют факт передачи имущества одной компании другой, а также закрепляют документ соответствующими подписями.
Чаще всего данные подписи ставятся руководителями эти организаций, либо их заместителями. При возникновении затруднений, ввиду использования чрезмерно сложного в своем устройстве оборудования, допускается привлечение сторонних специалистов. В таком случае потребуется наличие их подписей в данном акте.
Вам также может быть интересна статья про акт выполненных работ по договору подряда.
Правила оформления акта
Составлением данной документации занимаются специально уполномоченные лица, входящие в комиссию, которые назначаются директором организации. В состав комиссии, занимающейся вопросами ввода в эксплуатацию основных средств, обязаны входить высококвалифицированные специалисты, обладающие соответствующими навыками для осуществления данных работ.
Они обязаны иметь соответствующую документацию, которая будет подтверждать их квалификацию. Минимальное количество участников, которые должны войти в состав комиссии – 3 человека. Ими будет произведена оценка всех параметров и характеристик проверяемого оборудования.
Бланк может заполняться по распечатанному шаблону либо быть написанным от руки. Стоит отметить, что при письменном оформлении документа обязательно использование именно ручки, запрещается использовать карандаш.
При оформлении компьютерного варианта документ следует уделить существенное внимание сбору живых подписей всех участников процесса, руководителей, а также уполномоченных лиц. Проставление печатей определяется структурой организации и ее нормативно-правовыми актами. Поскольку в компетенции компаний находится право отказа от использования печатей.
Необходимое количество экземпляров
Минимальное количество составляемых актов ввода в эксплуатацию основных средств – 2. Однако каждая сторона должна обладать собственной копией, если она была затребована.
При этом каждая копия также должна быть правильно оформлена. На протяжении срока своего действия акт хранится вместе с другими нормативно-правовыми документами, а по его истечению – отправляется для хранения в архив. Сроки действия документации, а также период хранения в архиве определяется нормативными документами об устройстве конкретной организации.
Алгоритм заполнения акта ввода в эксплуатацию основных средств
Заполнение данного документа не является сложной процедурой, однако во время процесса могут возникать определенные вопросы.
Акт заполняется согласно следующим пунктам:
- Оформление верхней части договора, где указывается полное юридическое наименование организации, дата составления акта, а также номер акта во внутреннем документообороте организации. При отсутствии данного номера документ считается недействительным. Также в этой части документа зачастую указывается ФИО руководителя (полностью), а также юридическое название его должности;
- Центральную часть документа занимает название акта, под которым приводится вся детальная информация об объекте, который планируется ввести в эксплуатацию. Необходимо указать его подробные характеристики и используемые параметры. Также в этой части документа указывается место оборудования, где оно будет эксплуатироваться на постоянной основе.
- Детальная информация о всех уполномоченных лицах, осуществляющих проверку и тестирование оборудование, а также информацию об организациях, которые они представляют.
- Описание всех проводимых манипуляций и действий, а также полученных результатов в ходе их осуществления.
- Вывод по итогам проведенной деятельности. Здесь уполномоченные члены комиссии на основе результатов тестов формирует вывод, и делают заключение о пригодности или не пригодности оборудования. В случае пригодности назначается официальная дата, с момента наступления которой может начинаться эксплуатация указанного технического оборудования.
- Необходимо указать всю детальную информацию об используемых дополнительных документах при их наличии.
- Назначение ответственного лица за хранение и сохранность эксплуатируемого средства.
- Подтверждение документа подписями всех специалистов, осуществлявших проверку оборудования, представителей компании, руководителей компании.
Причины создания приказа о вводе основных средств в эксплуатацию
Для осуществления деятельности каждой организации и компании необходимо соответствующее оборудование, которое к тому же обновляется с течением времени. При зачислении нового оборудования важным этапом становится оформление всей соответствующей документации, согласно внутреннему уставу компании, а также законодательных актов государства.
Одним из важных документов является приказ о введении новых объектов в эксплуатацию организации. Приказ формируется и издается руководителем данной организации. Покупка нового оборудования, его последующее становление на учет осуществляется, опираясь на положения данного приказа.
Существуют различные ситуации, при которых оборудование может переходить из владений одной организации к другой: дарение, покупка, производство, спонсорская помощь.
Создание специальной комиссии из уполномоченных лиц преследует цели по тщательному осмотру передаваемых объектов для выявления всех особенностей и параметров. При этом обязательно фиксируется техническое состояние объекта. При наличии дефектов необходимо составлять соответствующий акт, где фиксируются все имеющиеся недостатки.
Отдельное внимание следует уделять дате передачи и постановления оборудования на учет в новой организации, поскольку эта дата является отправной точкой при составлении налоговой отчетности. Однако сроки введения в эксплуатацию устанавливаются организацией самостоятельно по решению ее руководства.
Облегчает процесс передачи отсутствие необходимости использования конкретной формы акта ввода в эксплуатацию основных средств. Разрешается использования любого стиля оформления приказа. Достаточно чтобы он содержал всю ключевую информацию, а также подписи всех уполномоченных лиц.
Образец
