По наименованию данного документа уже можно примерно понять, для чего он предназначен и в каких ситуациях потребуется. Факт обнаружения фактического несоответствия товара информации, которая указана в сопровождающей документации, должен быть документально зафиксированным. А поскольку заметить расхождения способен лишь получатель, то и заниматься составлением акта должен именно он.
Для чего нужно составлять акт по форме ТОРГ-2?
Совершенно неважно, по какому договору осуществлялась передача груза. Таковым может быть приобретение, получение во временное использование, передача имущества с целью осуществления ремонтных работ. Как правило, на груз имеется сопровождающая документация, в которой о нем указаны все сведения.
Причин, по которым эти сведения могут не отвечать действительности, всего две: ошибка либо мошенничество. Как бы то ни было, получателю нужно будет разобраться с данной ситуацией, предъявив претензии отправителю либо перевозчику. Но просто сообщить о том, что груз пришел не в полном объеме, нельзя. Это необходимо документально зафиксировать посредством специального акта.
Большинство по ошибке считают, что этот акт требуется лишь тогда, когда груз выгружается на склад в неполном объеме. В действительности же оформление акта совершается при любом расхождении. К примеру, если качество, название, сорт или товарные свойства не отвечают информации в документе. А вот если говорить про объем, то несоответствием можно назвать не только недостачу, но и излишки. Даже повреждение упаковки дает право получателю на оформление акта. В общем этот документ нужен для фиксирования любого несоответствия.
Когда требуется составление акта?
Поскольку доставку груза нельзя отнести к сложным процедурам, то поиск виновника проблем не вызовет. На первом этапе происходит загрузка товара, при котором его подсчитывают или взвешивают. Каждая важная деталь отмечается в сопроводительной документации, которая затем передается получателю. Транспортная компания отвозит груз в пункт назначения, где и осуществляется выгрузка вместе с взвешиванием и пересчитыванием. Результаты сравнивают с информацией из документации. Именно на этом этапе и обнаруживают несоответствия, если они есть.
Проверка товара осуществляется сразу после выгрузки. Этой процедурой сотрудники получающей компании занимаются в присутствии водителя и экспедитора. Стоит отметить, что эти люди отвечают за груз во время поездки, и пока они не уехали, получателю необходимо проверить товар. В случае выявления расхождений, составление акта должно осуществляться в присутствии этих лиц.
Вам также может быть полезен материал про акт о повреждении груза.
Кем должен заполняться документ?
Необходимо понять, что документальное фиксирование несоответствия груза в большинстве случаев делается в интересах получателя. Выходит, что оформлять акт должна именно эта сторона. С этой целью руководитель организации, в которой осуществлялась выгрузка товара, и создает специальную комиссию, занимающуюся проверкой груза и заполнением акта в случае необходимости.
Комиссия должна состоять по меньшей мере из трех сотрудников получающей компании. Еще в ее состав должны быть включены представители экспедиторской компании и поставщика, а также водитель. Возможна и такая ситуация, когда у отправителя груза по какой-то причине нет возможности прибыть на склад. В таком случае составление акта осуществляется в одностороннем порядке. Конечно, перед этим необходимо все обговорить с поставщиком.
Порядок заполнения
Нельзя, чтобы один акт оформлялся по отношению к грузам из разных партий. Для каждой партии акт составляют по отдельности. Документ должен иметь не меньше четырех копий, три из которых предназначаются для перевозчика, поставщика и получателя, а четвертый прикрепляют к претензии.
Чтобы оформить акт, используется унифицированный бланк акта о расхождении по форме ТОРГ-2. Здесь неважно, какой именно способ используется для внесения данных. Гораздо важнее — позаботиться об отсутствии в документации каких-либо ошибок или неточностей. Кроме того, не следует забывать и о том, что нельзя вводить данные обычным карандашом. Если вы приняли решение прибегнуть к написанию от руки, то пользоваться можно лишь шариковой ручкой, имеющей темные чернила.
Содержание акта и заполнение каждой страницы
Оформление данного документа не назовешь сложной процедурой. Но в большинстве случаев многие люди все равно допускают ошибки, что связано с немалым объемом информации. Форма ТОРГ-2 включает в себя четыре страницы, на каждой из которых надо внести определенные данные. Для наглядности мы разберем процесс по страницам:
Первая страница
Первую страницу можно назвать титульным листом. Здесь указано полное наименование документа, номер, который присвоен ему внутренним документооборотом, место и дату составления. Кроме того, здесь находится подробная информация о получателе, который и выступает инициатором оформления акта. Сведения берут из регистрационной документации. Если выгрузка товара осуществлялась на складе конкретного структурного подразделения, то данный факт тоже следует указать в документе.
В верхней части страницы справа вы увидите строку, предназначающуюся для автографа руководителя. Так он и должен заверить акт. Также на этой же странице располагается раздел «Место приемки». Факт наличия страховки груза тоже надо упомянуть.
Услуги экспедиторской компании предоставляются по договору, сведения о котором тоже следует вписать в документ. Далее надо прописать способ доставки, дату отправки товара и адрес загрузки.
Вторая страница
На второй странице находится таблица с подробной информацией о грузе. В ней необходимо указать, в каком состоянии перевозимый товар поступил на склад. Здесь же отмечают наличие пломб и ярлыков. Если есть необходимость, то можно прибегнуть к графе, предназначенной для дополнительной информации. Ниже нужно указать, были ли нарушения пломб либо они целые.
Также на данной странице размещена вторая таблица, считающаяся довольно важной. Это связано с тем, что туда вносятся расхождения. Тут описывают замеры, осуществлявшиеся отправляющей компанией. После этого указывают реальное значение груза и расхождения.
На второй странице имеется еще и третья таблица, тоже предназначенная для описания груза в подробностях. Разную продукцию следует указывать отдельной строкой. Однако делать так можно лишь тогда, когда все товары относятся к одной партии.
Третья страница
На данной странице необходимо отметить следующие сведения:
- Сведения о том, в каких условиях осуществлялись перевозка и хранение груза. Можно указать влажность, температуру и прочие показатели, которые способны оказать отрицательное влияние на товар;
- Состояние упаковки на момент поступления груза на склад;
- Подтверждение либо опровержение того, что для опломбирования товара применялись именно те пломбы, что прописаны в сопроводительной документации;
- Информация о проверке. В данной графе надо указать, как проводили осмотр груза, была ли это полная либо частичная проверка.
Еще ниже расположена таблица, куда должны быть внесены характеристики груза на момент поступления на склад. Ими могут быть стоимость, количество товара и тому подобное. Если присутствует бой либо брак, то данный факт тоже необходимо отобразить в документе. Кроме того, в таблицу необходимо внести информацию об имеющихся отклонениях.
Четвертая страница
На последней странице нужно отметить следующую информацию:
- Способ установления объема груза. К примеру, подсчет, взвешивание и тому подобное;
- Место осуществления проверки;
- Устройства, применявшиеся для установления объема товара;
- При обнаружении расхождений нужно описать их характеристики. К примеру, повреждение, недовес, низкое качество;
- Выводы, сделанные членами комиссии. Устанавливается, кому конкретно получающая компания может предъявить претензии.
В качестве итогового этапа оформления акта о расхождении по форме ТОРГ-2 выступает проставление подписей с расшифровкой каждого заинтересованного лица. Помимо членов комиссий, ими являются представители экспедиторской и отправляющей компаний.