Большинство предприятий в своей работе применяют разнообразные технические оснащения и устройства. Зачастую появляются такие обстоятельства, когда такой прибор нужно заменить. При этом данная надобность сможет появиться по различным основаниям. Но вне зависимости, по какой причине осуществляется подобное мероприятие, все детали его проведения обязаны быть зафиксированы с использованием акта замены оборудования.
Форма
Уже в течение нескольких лет потребность в применении обязательных унифицированных форм отсутствует. Так, возможно применить произвольную форму заполнения. Для свободного стиля следует применить лист формата А4. Ещё большинство предприятий создают для подобных целей фирменные образцы. Однозначно, они обязаны быть утверждены учётной политикой организации.
Кто делает акт замены оборудования
Акт является документальным доказательством, что какие-либо определённое оснащение подлежало замене. Оно сможет перестать функционировать в связи с техническими поломками. Кроме прочего, оборудование сможет элементарно устареть, и последующее его применение не считается правильным. При надобности заменить устройство составляется актовый документ. На его базе осуществляется списание устаревшего оборудования. Причём новое оснащение устанавливается на баланс предприятия.
Кроме всего, не допустимо элементарно заменить устройство. В первую очередь, следует удостовериться, что оно поломалось и его необходимо заменить. С этой целью оборудование отправляется на проверку в специализированную организацию. Компания, которая занимается обслуживанием оснащений, проводит экспертизу. Впрочем, необходимо осознавать, тяжёлое и большое оборудование очень непросто перевезти. Потому директора большинства предприятий избирают наиболее лёгкий вариант — проверку оснащения производят на месте.
С этой целью создаётся определённая комиссия, члены которой считаются представителями разных структурных подразделений. Высококвалифицированные сотрудники устанавливают состояние оборудования, прописывая все данные в актовом документе. Отталкиваясь от результатов проверки, делается вывод. Когда оборудование невозможно отремонтировать, так и следует указывать, что устройство необходимо полностью заменить.
Порядок замены особо ценного оборудования
Бывает оснащение, относящееся к категории «особо ценное». Подобными являются оборудования, цена которых свыше 40 тыс. руб. Если брать во внимание производственные масштабы, то это невысокая цена. Отсюда делается вывод, почти все сложные устройства подходят в данную категорию. Однозначно, для замены, топора нет надобности оформлять актовый документ. Но когда меняется, к примеру, токарный станок, без заполнения акта замены оборудования не получится обойтись.
Если рассматривать случай, когда гарантия на оснащение ещё не закончилась, тогда составляется не лишь акт замены. Необходимо оформить документацию, доказывающую возраст оборудования сотруднику магазина. Помимо всего, составляется акт приёма-передачи основных средств, подаётся ходатайство. Одинаково с подобным составляется актовый документ о списании. Из-за такой документации бухгалтерский отдел спишет устройство с баланса предприятия.
Если поставщик либо изготовитель признаёт собственную ошибку в дефекте, присылается новое устройство. В такой ситуации тоже оформляется акт приёма-передачи. Помимо всего, создаётся новая карточка инвентаризации. Лишь эти манипуляции дадут возможность избежать жалоб от поставщиков оснащения и проверяющих органов.
Как составить акт замены оборудования в 2021 году
Не важно, какое оснащение подлежит замене, подобное мероприятие обязано сопровождаться составлением актового документа. Это сможет быть как бытовые и офисные устройства, так и производственные оснащения и аппараты. Обычно на предприятии есть определённый работник, занимающийся составлением актовых документов. Как правило, такая обязанность кладётся на делопроизводителя, однако подобным смогут заниматься и иные лица комиссии.
Следует отметить, акт относится к категории первичной документации, потому составлять его надо тщательно. Присутствие каких-то ошибок сможет существенно искажать сведения. Зачастую это делается основанием сложностей и специальных вопросов со стороны проверяющих органов. Как уже отмечалось, применять унифицированный образец тут отсутствует необходимость. Нужно только придерживаться обычного бланка, который возможно скачать в интернете. Зачастую правила оформления таких актовых документов устанавливаются нормативными данными предприятия. Во время оформления акта большинство применяют компьютер. Однако и в ручную тоже будет являться действительным. Вне зависимости от метода надо учитывать, чтобы все автографы были поставлены от руки.
Процедура замены оснащения подразумевает, что в такой процедуре участвуют 2 стороны: одна предоставляет, другая получает. Любая из них обязана иметь юридически существенную ксерокопию акта. Так, такой документ, как правило, составляется в двух образцах. Но бывают обстоятельства, когда в сделке заинтересовано свыше двух сторон. Тогда допускается совершать дополнительные ксерокопии в нужном количестве. Однозначно, все они обязаны заверяться членами комиссии.
Бухгалтерские отделы предприятий должны вести определённый учётный журнал, в который вписываются сведения об оформленных актовых документах. После оформления акта в журнале совершается определённая отметка.
Содержание акта
Особые условия к составлению актового документа не выдвигаются. Тут рекомендовано отталкиваться от стандартных правил оформления акта замены оборудования. Таким образом, приступать к составлению документации нужно с заполнения «шапки». Тут вписывается полное наименование акта, где должна отражаться цель его написания. Ещё отмечается номер, присвоенный подобному роду документу.
Помимо всего, тут обязана быть дата составления и регион, в котором осуществлялось такое мероприятие. После чего возможно приступать к внесению информации в основную часть. Она состоит из следующих пунктов:
- Сведения о предприятии, в котором осуществляется замена устройства. В актовом документе эта сторона называется «заказчиком».
- Информация о стороне, выступающая в роли поставщика. Эта организация именуется «исполнителем».
- Вносятся данные об оборудовании, подлежащий замене, вписывается его заводской номер.
- Ещё следует отметить данные о документациях, на основании которых организация обрела это устройство. Если это покупка, прописывается номер счёта и дата приобретения.
- Важно указать, когда конкретно был произведён монтаж оборудования, пишется дата его первого включения.
- Указывается информация, какому обслуживанию подвергается оснащение. Это сможет быть гарантийное либо постгарантийное обслуживание.
- Отмечается основание, по которой появилась надобность в замене устройства. Если повреждён какой-либо узел, так и следует указать. Если комиссией было определено основание поломки, о ней тоже важно написать.
После таких сведений нужно отметить, что конкретно было предпринято, для установления поломки. Естественно, такую информацию возможно внести обычным способом. Но зачастую осуществляется несколько манипуляций, потому эти данные рекомендовано отмечать с использованием таблицы. Тут надо написать порядковый номер, мероприятие, которое было выполнено, и последствия.
Под таблицей члены контролирующей комиссии обязаны сделать вывод. Если исход проверки показал, что оборудование не подлежит ремонту, следует отметить, что устройство заменяется. Причём вносятся данные о новом оборудовании. Указывается его заводской No, гарантийный срок, иные идентифицирующие сведения.
В завершающей части составления акта все ответственные лица обязаны поставить свои подписи с расшифровками. Собственными автографами заверить акт замены оборудования обязаны представители обеих сторон.
